Como trocar de contador sem atrapalhar sua rotina clínica

Muitos empreendedores acreditam que estão “presos” ao mesmo profissional contábil por anos, mas essa percepção está longe da realidade. Trocar de contador é algo que pode ser feito a qualquer momento, desde que sejam respeitados os termos contratuais estabelecidos entre as partes.

Quando os serviços contábeis não atendem mais às expectativas ou necessidades da clínica, a mudança se torna essencial para o crescimento do negócio. O que muitos não sabem é que uma alteração feita de forma precipitada pode gerar problemas fiscais, trabalhistas e burocráticos desnecessários.

Conhecer os sinais de que é hora de mudar, preparar a transição adequadamente e escolher o profissional certo são elementos-chave para garantir que o processo ocorra sem interrupções nas obrigações fiscais e na gestão financeira da clínica.

Quais são os sinais de que é hora de trocar de contador?

Erros recorrentes nas declarações e relatórios, comunicação deficiente e falta de relatórios estratégicos são sinais claros de que algo não vai bem.

Em clínicas médicas, atrasos constantes em obrigações fiscais, como DCTF, eSocial, FGTS, IRPJ, ISS e Carnê-Leão, podem gerar multas e comprometer a situação da empresa junto aos órgãos públicos.

Além disso, a dificuldade em obter relatórios de desempenho financeiro deixa o gestor sem visão real sobre a clínica, dificultando decisões estratégicas.

Principais sinais de alerta:

• Declarações com erros recorrentes.
• Respostas vagas ou excessivamente técnicas.
• Multas por atrasos em  impostos ou obrigações acessórias.
• Falta de relatórios gerenciais estratégicos.
• Sensação constante de insegurança na gestão financeira.

Como se preparar para a transição contábil?

Antes de trocar de contador, organize todos os documentos financeiros e fiscais da clínica. Isso inclui:

• Contratos sociais atualizados.
• Declarações fiscais dos últimos anos (IRPJ, CSLL, DCTF, Simples Nacional, ISS, PIS/COFINS, Carnê-Leão).
• Balancetes mensais e livros contábeis.
• Folhas de pagamento e obrigações trabalhistas (INSS, FGTS, eSocial, RAIS).
• Extratos bancários e movimentação de convênios médicos.

Organize os documentos por categorias e crie uma pasta digital com cópias de segurança. Monte um checklist completo com todas as pendências:

• Declarações em atraso.
• Guias de recolhimento pendentes.
• Processos administrativos ou fiscais abertos.
• Prazos próximos de entrega de obrigações.

Documente cada rotina contábil, desde a emissão de notas fiscais até os procedimentos de fechamento mensal. Assim, o novo contador compreenderá rapidamente como a clínica funciona e dará continuidade aos trabalhos sem interrupções.

Exemplo: se há conciliação bancária às sextas-feiras ou reuniões mensais de resultados, registre claramente esses processos.

Como escolher o novo contador para a clínica?

A busca pelo contador ideal é encontrar um parceiro que fale a mesma língua do setor de saúde.

Experiência em contabilidade para clínicas e hospitais é essencial. Profissionais especializados dominam as particularidades tributárias da área médica, incluindo:

• Regimes tributários mais vantajosos (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real).
• Equiparação hospitalar.
• Tributação de convênios e serviços médicos.
• Carnê-Leão e retenções específicas.

O conhecimento em legislação específica para saúde distingue contadores comuns dos especialistas. Eles conseguem evitar multas, otimizar a carga tributária da clínica e fornecer relatórios estratégicos, transformando dados em insights sobre lucratividade por especialidade ou custos por procedimento.

Outro ponto crucial é a disponibilidade para atendimento consultivo, já que clínicas precisam de respostas rápidas sobre fiscalizações inesperadas ou investimentos estratégicos.

Passo a passo para trocar de contador sem interrupções

Trocar de contador pode ser simples quando há planejamento. O processo envolve cinco etapas:

1. Comunicação com o contador atual

O empresário deve avisar por escrito sobre o encerramento dos serviços, preferencialmente com 30 dias de antecedência. Mantenha um tom cordial e profissional, mesmo que existam motivos de insatisfação.

2. Solicitação formal de documentos e informações

Solicite todos os arquivos contábeis, declarações, livros digitais, folhas de pagamento e informações de funcionários. O contador deve fornecer os documentos pertencentes à clínica mediante solicitação formal, respeitando eventuais pendências contratuais ou financeiras.

3. Definição de prazos para entrega de pendências

Estabeleça datas para recebimento de documentos e resolução de obrigações em andamento. Por exemplo, se há uma declaração com vencimento no dia 20, isso deve ficar claro no acordo de transição.

4. Alinhamento inicial com o novo contador

O novo profissional deve receber toda a documentação crítica e analisar a situação da clínica antes de assumir completamente. Isso garante que não haja atrasos ou falhas no cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.

5. Ajustes finais para garantir continuidade

Revogue procurações antigas, crie novos acessos no e-CAC e certificados digitais e regularize eventuais pendências. Essas medidas asseguram que o antigo contador não mantenha acesso indevido e que a responsabilidade fiscal fique totalmente com o novo profissional.

Cuidados com documentos e obrigações fiscais

Durante a troca de contador, organize todos os arquivos contábeis, fiscais e trabalhistas com atenção especial. Conferir guias e declarações em aberto é vital, pois pendências podem gerar multas ou complicações legais.

Mantenha os registros organizados por período e verifique:

• Balancetes mensais dos últimos 12 meses.
• Guias de impostos quitadas e em aberto.
• Declarações fiscais já transmitidas.
• Livros contábeis atualizados.
• Folhas de pagamento e obrigações trabalhistas (INSS, FGTS, eSocial).

Conclusão

Trocar de contador é uma decisão estratégica que pode melhorar significativamente a gestão da clínica quando realizada de forma planejada. Avaliar os motivos da mudança, organizar os documentos e escolher um profissional especializado são passos determinantes para o sucesso da transição.

Agora você já sabe como trocar de contador com segurança. Se você precisa de um novo contador para sua clínica médica, entre em contato com os especialistas da Condux Consultoria – a Contabilidade da Área da Saúde!